Công tác Đoàn với quá trình chuyển đổi số

Theo nhận định của nhà kinh tế học người Thụy Sĩ, Klaus Schwab, người sáng lập và là Chủ tịch Diễn đàn Kinh tế Thế giới Davos, tác giả cuốn sách “The Fourth Industrial Revolution”, Cách mạng công nghiệp lần thứ tư (gọi tắt là CMCN 4.0) giống như “một cơn sóng thần với tốc độ rất lớn và không thể so sánh với các cuộc cách mạng trước đó”[1].  CMCN 4.0 đã và đang tạo ra những xu hướng mới trong quá trình toàn cầu hóa, là xu hướng hiện tại của tự động hóa và trao đổi dữ liệu thông qua các hệ thống mạng thực ảo (CPS), hệ thống truyền thông thông tin Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI)... Việt Nam cũng đang trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế sâu rộng. Cuộc CMCN 4.0 được dự đoán sẽ tạo ra nhiều cơ hội cho Việt Nam trong việc nâng cao trình độ công nghệ, nâng cao năng lực sản xuất và cạnh tranh trong chuỗi sản phẩm. Trong Báo cáo trình bày tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XIII của Đảng, Tổng Bí thư Nguyễn Phú Trọng đã nhấn mạnh “Cuộc CMCN lần thứ tư phát triển mạnh mẽ, tạo đột phá trên nhiều lĩnh vực, mang đến cả thời cơ và thách thức đối với mọi quốc gia...Việt Nam cần thúc đẩy đổi mới sáng tạo, ứng dụng mạnh mẽ khoa học và công nghệ, nhất là những thành tựu của cuộc CMCN lần thứ tư”[2]. Một trong những nội dung cơ bản, là trụ cột kỹ thuật số của cuộc CMCN 4.0 chính là chuyển đổi số. Hiện nay, chuyển đổi số đã dần trở nên phổ biến và lan tỏa trong hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong đó, doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước là những tổ chức tiên phong và xem chuyển đổi số là xu thế bắt buộc để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao sức cạnh tranh và thực hiện thành công chiến lược xây dựng chính quyền số, nền kinh tế số và xã hội thông minh trong thời kỳ CMCN 4.0. Việt Nam cũng đã và đang ứng dụng mạnh mẽ chuyển đối số trong bối cảnh hội nhập quốc tế với các mô hình chuyển đối số đa dạng, tạo ra những dịch vụ có ích cho người dân và tận dụng một cách hiệu quả nguồn lực nhàn rỗi của xã hội. Trong “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 đã khẳng định: “Nhận thức đóng vai trò quyết định trong chuyển đổi số”. Theo đó: “Chuyển đổi số trước tiên là chuyển đổi nhận thức. Một cơ quan, tổ chức có thể tiến hành chuyển đổi số ngay thông qua việc sử dụng nguồn lực, hệ thống kỹ thuật sẵn có để số hóa toàn bộ tài sản thông tin của mình, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức và chuyển đổi các mối quan hệ từ môi trường truyền thống sang môi trường số. Mỗi cơ quan, tổ chức và cả quốc gia cần tận dụng tối đa cơ hội để phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, trong đó, việc xác định sớm lộ trình và đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số trong từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương có ý nghĩa sống còn, là cơ hội để phát triển các ngành, lĩnh vực, địa phương và nâng cao thứ hạng quốc gia. Đi nhanh, đi trước giúp dễ thu hút nguồn lực. Nếu đi chậm, đi sau, khi chuyển đổi số đã trở thành xu hướng phổ biến thì nguồn lực trở nên khan hiếm, cơ hội sẽ ít đi, sẽ bỏ lỡ cơ hội phát triển”[3]. Quán triệt tinh thần của Quyết định số 749/QĐ-TTg, các cơ quan nhà nước, các ban ngành đoàn thể không ngừng nâng cao nghiệp vụ về chuyển đổi số, từng bước triển khai chuyển đổi các mô hình làm việc theo hướng số hóa góp phần đơn giản hóa các thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc chuyển đổi số đã trở thành xu hướng chung không chỉ trong các lĩnh vực kinh doanh, giáo dục, y tế mà còn trong các hoạt động của các tổ chức xã hội, trong đó có tổ chức Đoàn thanh niên. Việc sử dụng các công nghệ số như ứng dụng di động, phần mềm quản lý, trang web và mạng xã hội đã giúp cho công tác đoàn trở nên hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian, tăng tính minh bạch, tạo độ chính xác cao. Tại Hội nghị Ban Thường vụ Trung ương Đoàn lần thứ nhất, Hội nghị Ban chấp hành Trung ương Đoàn lần thứ hai, khóa XII diễn ra vào ngày 9 tháng 1 năm 2023, Hội nghị đã thống nhất chủ đề công tác năm 2023 của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là “Năm chuyển đổi số các hoạt động của Đoàn”. Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của năm là đổi mới phương thức tổ chức và hoạt động của Đoàn đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới. Tăng cường chuyển đổi số đồng bộ trên tất cả các mặt công tác của Đoàn; phát huy vai trò của thanh niên trong công cuộc chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ số trong thực tiễn cuộc sống và nâng cao năng lực số cho thanh thiếu nhi. Có thể nói, trong công tác đoàn, việc chuyển đổi số là một xu hướng không thể tránh khỏi. Chuyển đổi số không chỉ là cách để tăng cường hiệu quả công việc, mà còn giúp cho việc quản lý dữ liệu, tài liệu và thông tin trở nên dễ dàng hơn.

Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các hoạt động đoàn, bao gồm tăng cường khả năng tương tác giữa đoàn thanh niên với cộng đồng; đẩy mạnh các hoạt động tình nguyện và hỗ trợ cộng đồng; nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của đoàn thanh niên; tăng cường sự thông tin hóa. Nhờ đó, việc thu thập, quản lý, và truyền tải thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng, tiện lợi và chính xác hơn. Điều này giúp cho việc đưa ra quyết định và lập kế hoạch của các cán bộ đoàn trở nên đúng đắn hơn, đảm bảo sự phát triển và thành công của các hoạt động. Ngoài ra, trong công tác đoàn, việc chuyển đổi số có thể giúp tăng cường sự hiệu quả và tính tiện ích trong việc quản lý và triển khai các hoạt động. Việc sử dụng các phần mềm quản lý thông tin, mạng xã hội và các ứng dụng trên di động để kết nối các đoàn viên, tổ chức và cộng đồng là một trong những cách hiệu quả để tăng cường cường sự gắn kết giữa các đoàn viên.

Chuyển đổi số cũng giúp cho các cán bộ làm công tác đoàn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức. Các công việc quản lý và xử lý thông tin trước đây thường tốn rất nhiều thời gian và cần nhiều nguồn nhân lực. Tuy nhiên, khi chuyển đổi sang sử dụng các công nghệ số như phần mềm quản lý thông tin hay ứng dụng di động, việc quản lý thông tin sẽ trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm được thời gian và giảm thiểu sự mắc kẹt trong việc xử lý dữ liệu. Hơn nữa, chuyển đổi số còn tăng cường tính minh bạch và độ chính xác trong các hoạt động. Việc sử dụng các công nghệ số cho phép lưu trữ dữ liệu và thông tin với độ bảo mật cao, giảm thiểu nguy cơ mất mát thông tin hoặc việc sử dụng sai thông tin. Điều này giúp cho các báo cáo, tài liệu hay kế hoạch của đoàn trở nên chính xác và tin cậy hơn, đảm bảo sự phát triển và thành công của các hoạt động

Trong hoạt động đoàn của Chi đoàn cơ sở Viện Nghiên cứu Đông Bắc Á, việc vận dụng chuyển đổi số cũng đã và đang từng bước được Ban chấp hành chi đoàn áp dụng và triển khai. Để tiết kiệm thời gian và không làm ảnh hưởng nhiều đến công việc chuyên môn của từng đoàn viên, Ban chấp hành đã phổ biến các văn bản, công văn, giấy tờ về hoạt động của chi đoàn nói riêng và của đoàn cấp trên đến đoàn viên, thanh niên qua email riêng của chi đoàn và qua nhóm zalo chi đoàn. Với ứng dụng di động, các đoàn viên có thể dễ dàng truy cập thông tin về hoạt động của đoàn mọi lúc mọi nơi, cập nhật các sự kiện mới nhất, giao tiếp với đồng nghiệp. Thông qua phương thức trao đổi này, các đoàn viên tiết kiệm được nhiều thời gian hơn, cập nhật thông tin được nhanh hơn so với việc phải đợi đến buổi sinh hoạt chi đoàn định kỳ mới có thể nắm được thông tin đó. Ngoài ra, Trung ương Đoàn cũng đã triển khai việc quản lý đoàn viên trên hệ thống phần mềm riêng, nhờ đó Ban chấp hành chi đoàn có thể cập nhật các biến động về nhân sự của chi đoàn như: kết nạp đoàn viên mới, xóa tên đoàn viên, thay đổi Ban chấp hành... một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn, đưa thông tin đến với đoàn cấp trên được kịp thời và chính xác nhất. Là một cơ quan về nghiên cứu khoa học, nên các hoạt động của chi đoàn Viện Nghiên cứu Đông Bắc Á cũng phải gắn liền với nhiệm vụ khoa học, chuyên môn. Trong các Hội thảo Liên chi đoàn trước đây mà Chi đoàn đã từng phối kết hợp tổ chức với các chi đoàn bạn trong Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, việc in kỷ yếu Hội thảo luôn là vấn đề nan giải trong quá trình tổ chức bởi phải cân nhắc xem in bao nhiêu kỷ yếu, in thừa thì gây lãng phí, in thiếu thì lại không phát đủ cho số đại biểu tham dự. Do đó, với việc công nghệ số dần được phổ biến như hiện nay, Ban tổ chức Hội thảo Liên chi đoàn năm 2023 đã quyết định giới hạn việc in kỷ yếu Hội thảo, kỷ yếu chỉ phát cho các đại biểu chủ chốt, còn file kỷ yếu sẽ được tạo mã QR để các đại biểu tham dự quét mã tải tài liệu. Nhờ đó sẽ tiết kiệm được một phần kinh phí, tinh giảm được các thủ tục phát nhận tài liệu đầu giờ, ảnh hưởng đến công tác tổ chức Hội thảo.

Nói tóm lại, quá trình chuyển đổi số vẫn đang từng bước được các cấp bộ đoàn áp dụng và triển khai vào thực tế. Để quá trình này thực sự mang lại hiệu quả cao nhất, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động thì cũng cần đòi hỏi sự chuyên môn cao, tinh thần cầu tiến của những người chịu trách nhiệm chính về các hoạt động đoàn, đồng thời cần sự phối kết hợp và đồng lòng thay đổi của tất cả các đoàn viên, thanh niên.

Phan Huyền